در عرض۳۰ دقیقه تیمی با نهایت عملکرد بسازید
رهبران بخش قابل توجهی از وقت خود را صرف بهبود تیم‌های خود می‌کنند. آنها می‌خواهند تیم‌هایشان عملکرد بهتر و نوآوری بیشتری داشته باشند، تعارضات را حل کنند و هر مشکلی که پیش می‌آید را به طور مستقل از میان بردارند. ما انتظار زیادی از تیم‌های خود داریم و به عنوان پایه و اساس کار سازمانی، این انتظار طبیعی‌ست.
تغییر رفتار تیمی، کار ساده‌ای نیست. بسیاری از تفاوت‌های کوچک، از ابتدا در فرهنگ هر تیم ایجاد می‌شود و چون ریشه در آن دارد تغییرش آسان نخواهد بود. فرهنگ‌ها بر اساس قوانین گفته‌شده و ناگفته ایجاد می‌شوند. به فرهنگ تیمی مانند یک شبکه‌ی درهم‌تنیده نگاه کنید. وقتی یک قسمت از آن را جابه‌جا کنید، مشاهده خواهید کرد که همه قسمت‌ها به شکل کلی تغییر می‌کنند.
اکنون، با تمام آنچه گفته شد، یک راه آسان برای افزایش عملکرد تیم‌ها وجود دارد: یک ابزار تشخیص عملکرد تیم بسیار کارآمد و ساده که افراد مدام از تأثیرگذاری آن متعجب می‌شوند؛ یک تکنیک در دسترس و بدون احتیاج به مهارت قبلی که می‌تواند در مدت زمان ۳۰ دقیقه یا کمتر به کار بیافتد.
این تکنیک، ایجاد ۳ تا ۵ توافق مشترک بر اساس اصول کار تیمی‌ست. این فرآیند می‌تواند عملکرد تیم را به طرز چشمگیری بهبود بخشد و اختلال عملکرد را کاهش دهد.
ابتدا، بیایید ارزیابی کنیم که درباره‌ی چه تیمی بحث می‌کنیم. یک تیم گروهی از افراد است که برای تحقق اهداف خود به یکدیگر وابسته هستند. تیم‌ها چهار عنصر دارند: تعهد و هدف مشترک، عمل در راستای هدف، مهارت‌های مکمل و پاسخگویی متقابل.
در گروه‌هایی که افراد صرفا در کنار هم کار می‌کنند، این ویژگی‌ها وجود ندارد؛ مانند گروه فروش. این گروه‌ها ۲صظبیشتر به مثابه یک گروه کاری هستند تا یک تیم. شرکت ها وقت و منابع خود را هدر می دهند و تلاش می کنند تیمی را از گروهی از کارگران مستقل تشکیل دهند که به تنهایی عملکرد خوبی دارند.
در تیم‌های واقعی افراد متکی به یکدیگر هستند و مرزهای واضحی را برای رفتار تیمی خود قائل می‌شوند. به همین دلیل اصول عملیاتی بسیار به کارشان می‌آیند: آنها یک توافق مشترک برای رفتار کاری دارند که مسئولیت متقابل ایجاد میکند. این اصول را می‌توان مانند گاردریل‌هایی در نظر گرفت که باعث می‌شوند رانندگان از جاده خارج نشوند.
و اما بهترین اصول عملیاتی! که ساده، کوتاه و کاملاً قابل درک هستند. شما به عنوان یک رهبر احتیاج به کشف این اصول ندارید بهترین اصول عملیاتی آنهایی هستند که توسط خود تیم ایجاد می‌شود.
اصول عملیاتی می‌توانند چیزی از جنس ارزش‌های اصلی شما باشند اما با یک تفاوت مهم: آنها راهنمای رفتاری و تاکتیکی هستند. ارزش‌ها به ما جهت می‌دهند. به عنوان مثال، ارزش اصلی ممکن است این باشد که مشتری را در اولویت قرار بدهیم اما یکی از اصول عملکرد تیمی می‌تواند مثلاً این باشد که موارد مربوط به مشتری در بازه‌های ۲۴ ساعته گزارش شود.
حالا که تعریف اصول را فهمیدیم، در اینجا با روش‌هایی آشنا می‌شویم در تقویت این اصول راه‌گشا هستند:
- به ایده‌ها پر و بال بدهید
یک جلسه مخصوص بررسی اصول عملیاتی تیم برگزار کنید. آن جلسه را مثل یک جلسه‌ی توفان فکری برگزار کنید. از قبل به اعضای تیم چند نمونه ارائه بدهید تا آنها را به فکر بیاندازد و از آنها بخواهید که با پیشنهاد و برای حمایت از اصولی که مهم می‌دانند به جلسه بیایند.
- جریان جلسه را هدایت کنید
به عنوان رییس جلسه، کار شما تنظیم اصول نیست بلکه تسهیل گفت‌وگو است. اگرچه ممکن است رفتارهای خاصی را مد نظر داشته باشید و بخواهید که آنها را عملی کنید، اما نباید این اصول، را حقنه کنید. شما می‌توانید اصولی را پیشنهاد کنید، اما قبلش مطمئن باشید که دیگران ایده‌های خود را در میان گذاشته باشند
- از تیم بخواهید ۳ تا ۵ اولویت اصلی خود را رتبه‌بندی کند
یک روش برای گروه تعریف کنید تا بتوانید لیست ایده‌ها را به ۳-۵ اصل برسانید. شما می‌توانید لیستی تهیه کنید و از افراد بخواهید که دو گزینه‌ی برتر خود را علامت‌گذاری کنند یا یک رأی‌گیری مخفی انجام دهند. نتیجه مهم است، خیلی در فرآیند نمانید. داشتن فقط ۵ اصل نهایی کافی است: یک لیست کوتاه که بر مهم‌ترین موارد تمرکز دارد بهتر در یادها می‌ماند.
- درمورد مسئولیت پذیری مشترک بحث کنید
اینجا نقطه عطفی است که مشخص میکند روندتان در جلسه موجب شکوفایی شده یا اتلاف وقت بوده. ببینید که آیا این گروه یکدیگر را به انجام اصول تشویق می‌کنند؟ آیا تیم در پایان جلسه برای خوداشن موعدهای بررسی تعیین می‌کنند؟ لازم است توافقنامه‌ی شفافی در مورد چگونگی عملکرد و پاسخگویی اعضای تیم به یکدیگر وجود داشته باشد.
- اصول را در معرض دید بگذارید
روشی پیدا کنید که اصول عملیاتی را در مرکز توجه نگه دارید. مثلاً آنها را قبل از جلسات تیم برای همه ارسال کنید. یک قاب ایجاد کنید که روی میز قرار بگیرد. یک ماوس‌پد طراحی‌شده با آنها تهیه کنید. یا آنها را پس‌زمینه‌ی صفحات سیستم‌عامل‌ها بگذارید. هر آنچه موجب تمرکز بر اصول شود، انتخاب درستی‌ست.
ایا این مفهوم توجهتان را جلب کرد یا هنوز از کارکردش مطمئن نیستید؟
در یک جلسه یک بار این پروژه را امتحان کنید. چند دقیقه را برای تعیین اصول عملی جلسه صرف کنید و آنها را روی برد بنویسید. از تیم بپرسید: برای موفقیت در این جلسه باید چه کار کنیم؟ شاید تعجب کنید وقتی ببینید زمانی که افراد خودشان مجاز به وضع قوانین حاکم بر خود شوند، چگونه با حالی بهتر از آنها پیروی می‌کنند و تغییر رفتار می‌دهند.
نظرات کاربران