مدیریت جریان نقدی برای حفظ نقدینگی و عبور از بحران کووید-۱۹ (۱)
مدیریت جریان نقدی
در شرایط متلاطم و بحرانی، مدیریت جریان نقدی و اطمینان از قابلیت نقدشوندگی دارایی‌ها یکی از ارکان اصلی عبور از بحران برای هر سازمانی‌ست. این راهنما، به رهنمودهای مرحله به مرحله برای اطمینان از اینکه فرآیندهای مدیریت مالی سازمان در شرایط بحران هم کارا و قابل اعتمادند اشاره می‌کند.
بهروزرسانی مرتب پیش‌بینی‌های جریان نقدی بر اساس اطلاعات در دسترس از اقدامات الزامی‌ست. اطلاعات به‌دست آمده از مراحلی که در ادامه به آنها اشاره میشود، به شما این امکان را می‌دهد تا مدیریت بهتری بر جریان نقدی داشته باشید.
در این مقاله ۱۰ مرحله را در مدیریت جریان نقدی مرور می‌کنیم. در قسمت اول این مقاله ۵ مرحله و در قسمت دوم که در همین بلاگ منتشر شده، ۵ مرحله‌ی دوم را بررسی می‌کنیم.
برای دسترسی به قسمت دوم به لینک زیر مراجعه فرمایید.
مدیریت جریان نقدی برای حفظ نقدینگی قسمت (۲)
مرحله‌ی یک
مشتری خود را بشناسید
تا زمانی که شناخت کامل و دقیقی از طرف معامله خود نداشته باشید، نمی‌توانید برآورد درستی از شرایط معامله اعتباری داشته باشید و در صورت لزوم نمی‌توانید اقدامات قانونی مؤثری انجام دهید.
در این باره باید سؤالاتی داشته باشید و پاسخ شما به این سؤالات چیست؟
- آیا نام دقیق سازمان و مدل کسب‌و‌کارش را می‌دانید؟ شاید مالکان کسبوکار افراد معتبری باشند، ولی این در مورد سازمان صادق نباشد.
- آیا اسناد معتبری که صحت اظهارات سازمان را تأیید کند، ارائه شده است؟
- آیا از مرجع ثالثی درخواست کرده‌اید تا اطلاعات مالی سازمان مورد نظر را بررسی کند؟
- آیا با سایر تأمین‌کنندگان سازمان موردنظر مراوده داشته‌اید؟
- در صورتی که سازمان مورد نظر در گذشته با رقبای شما همکاری داشته، علت اینکه اکنون متمایل به همکاری با شماست تا چه حد مطلوب و مورد تأیید است؟
علاوه بر این سؤالات بد نیست با چند راهکار شناخت مشتری نیز آشنا شوید:
یک: نام دقیق و وضعیت قانونی سازمانی که درخواست همکاری دارد را بررسی کنید.
دو: از درخواست تمام اطلاعات مورد نیاز نهراسید. درخواست این اطلاعات در صورت ادامه‌ی همکاری به مراتب سختتر خواهد بود.
سه: به مراجعی که از سمت سازمان متقاضیِ همکاری برای بررسیِ سازمان معرفی میشوند، و همچنین افرادی که از جانب شما مسئول بررسی نظرات این مراجع هستند توجه داشته باشید.
چهار: از بررسی اطلاعات مالی شرکت غافل نشوید.
پنج: قوانین مشترکی وضع کنید که تحت هر شرایطی هر دو طرف موظف به تبعیت از آن باشند.
مرحله‌ی دو
شرایط پرداخت
در صورتی که در قبال خدمات یا محصولاتی که ارائه دادهاید پرداختی انجام نشود، جریان نقدی شما دچار مشکل میشود. جریان نقدی چیزی است که کسبوکار را زنده نگه می‌دارد. اگر فکر می‌کنید تاریخ پرداختی که شما در نظر دارید با تاریخی که مشتریتان قصد دارد پرداخت را انجام دهد مغایر است، احتمالاً به مشکل بر خواهید خورد. از این رو از اقداماتی که بر پایه فرضیات هستند بپرهیزید و حتماً بر اساس توافقات مالی رسمی عمل کنید.
در این باره باید سؤالاتی داشته باشید و پاسخ شما به این سؤالات چیست؟
- آیا قبل از توافق بر ثبت سفارش با مشتری و یا تأمین‌کنندگان در مورد شرایط پرداخت توافق کتبی حاصل کرده‌اید؟
- در صورتی که پرداختی‌های مشتریان، دیرتر از سررسید پرداخت به تأمین‌کنندگان اتفاق می‌افتد، منابع کافی برای مدیریت این فاصله زمانی در اختیار دارید؟
- آیا پیشبینی برای جریانی نقدی دارید که مرتباً بهروزرسانی شود تا از وقوع اتفاقات ناگهانی در امان باشید؟
- آیا استراتژی مشخصی برای شرایطی که مشتری درخواست بازهی طولانی‌تر برای انجام پرداخت دارد، تدوین کرده‌اید؟
- آیا شرایط پرداخت مشخصی دارید که صرفاً تحت شرایط خاصی امکان تغییر در آن وجود داشته باشد؟
علاوه بر این سؤالات بد نیست با چند راهکار مدیریت شرایط پرداخت نیز آشنا شوید:
یک: قبل از پذیرش هرگونه همکاری، بر شرایط پرداخت به صورت رسمی و مکتوب توافق حاصل کنید.
دو: در متن توافق‌نامه به عباراتی که از طرف مشتری قید میشود و می‌تواند شرایط پرداخت را تغییر دهد توجه کنید.
سه: به قوانین دولتی در مورد شرایط پرداخت توجه داشته باشید.
چهار: اعمال جریمه بر دیرکرد، یکی از راههای جلب توجه مشتری به تعهد در انجام به‌موقع پرداخت است.
پنج: در صورتی که مشتری پس از انجام توافق، به صورت یک‌جانبه اعلام کند در زمان دیرتری پرداخت را انجام خواهد داد، باید تصمیم بگیرید اهمیت این مشتری برای کسبوکار چقدر است. در چنین شرایطی پرداخت برای خدمات یا محصولاتی که در گذشته ارائه شده بود، باید طبق توافق اولیه انجام شود.
مرحله‌ی سه
ارائه‌ی صورت‌حساب
در صورتی که فاکتوری ارائه ندهید، دریافتی هم نخواهید داشت. ارائه‌ی فاکتور نباید یک فعالیت اداری دست‌و‌پاگیر تلقی شود، بلکه یک اقدام حیاتی برای داشتن یک جریان نقدی سالم است.
در این باره باید سؤالاتی داشته باشید و پاسخ شما به این سؤالات چیست؟
- آیا بلافاصله پس از ارائه‌ی محصولات یا خدمات خود فاکتور صادر می‌کنید؟
- آیا از ذکر تمام موارد درخواستی از جانب مشتری در فاکتور اطمینان حاصل می‌کنید؟
- آیا از یک سیستم حسابداری کارآمد استفاده می‌کنید؟
- آیا مشکلات مربوط به پرداخت را ثبت می‌کنید تا آنها را ریشه‌یابی و حل کنید؟
- آیا از قوانین مالیاتی صحیح در صدور فاکتور تبعیت می‌کنید؟
علاوه بر این سؤالات بد نیست با چند راهکار صدور فاکتور نیز آشنا شوید:
یک: هرچه سریع‌تر فاکتور را ارائه دهید، پرداخت سریع‌تر انجام خواهد شد. بنابراین از سریع‌ترین راه فاکتور را به دست مشتری برسانید.
دو: سعی کنید فاکتور صحیح را برای مشتری ارسال کنید. موارد اصلاحی و الحاقی نیازمند زمان و منابع است و به دیرتر شدن موعد پرداخت منجر میشود.
سه: از مشتریان بخواهید مواردی را که برای تأیید فاکتور نیاز است، در اختیار شما قرار دهند. این موارد شامل نام سازمان، تاریخ فاکتور، نام صحیح مشتری، شماره‌ی سفارش، شرایط و سررسید پرداخت، ذکر دقیق سفارشات به همراه قیمت و تعداد هر مورد و… میشود.
چهار: قواعد دیرکرد در پرداخت را، همراه با فاکتور ارسال کنید.
پنج: سیستمی برای حل سریع مشکلات احتمالی فاکتورها داشته باشید.
مرحله‌ی چهار
رفتار منصفانه با تأمین‌کنندگان
جریان نقدی چیزی‌ست که کسبوکار را زنده نگه می‌دارد. در صورتی که پرداخت به تأمین‌کنندگان را به‌موقع انجام ندهید، ممکن است به کسبوکار آنها آسیب بزنید و یا حتی باعث ورشکستی آنها شوید. حالت مطلوب برای شما پرداخت به‌موقع فاکتورهاست. بنابراین باید همین رفتار را در قبال تأمین‌کنندگان داشته باشید. چنین رفتاری نه‌تنها یک رفتار حرفه‌ای و اخلاقی است، بلکه نشان‌دهنده‌ی توجه سازمان به مسئولیت اجتماعی خود است.
در این باره باید سؤالاتی داشته باشید و پاسخ شما به این سؤالات چیست؟
- آیا قبل از سفارش، با تأمین‌کنندگان در مورد شرایط پرداخت توافق حاصل می‌کنید؟
- آیا پرداخت های خود را در موعد مقرر انجام می‌دهید؟
- در صورتی که نتوانید در زمان مقرر پرداخت را انجام دهید، آیا مشکل را با تأمین‌کنندگان مطرح می‌کنید؟
- در صورتی که فاکتور دچار مشکل باشد، آیا مورد را با تأمین‌کنندگان مطرح می‌کنید تا پرداخت در زمان مقرر انجام شود و دچار دیرکرد نشود؟
- آیا تمام اطلاعاتی را که برای تأیید و پرداخت فاکتور از جانب سازمان لازم است در اختیار تأمین‌کنندگان قرار می‌دهید؟
علاوه بر این سؤالات بد نیست با چند راهکار رفتار منصفانه با تأمین‌کنندگان نیز آشنا شوید:
یک: مطمئن شوید موعد پرداخت مطابق با جریان نقدی‌ای است که پیشبینی کرده‌اید.
دو: در صورت بروز مشکلاتی که مانع از پرداخت به موقع میشود، موارد را با تأمین‌کنندگان مطرح کنید.
سه: پرداخت به‌موقع منافعی چون افزایش اعتبار سازمان، قدرت چانه‌زنی بیشتر و بهبود روابط کاری را به همراه خواهد داشت.
چهار: یک نسخه از این راهنما را برای مشتریان کلیدی خود ارسال کنید.
پنج: با تأمین‌کنندگان به گونه‌ای رفتار کنید که دوست دارید مشتریانتان همان رفتار را در قبال شما داشته باشند.
مرحله‌ی پنج
بیمه‌ی اعتبار
فعالیت یک سازمان و توانایی مالیاش الزاماً به این معنا نیست که سازمان در آینده نیز از همین توان مالی برخوردار خواهد بود. حتی ممکن است دیگر چنین سازمانی وجود خارجی نداشته باشد. در صورتی که مشتری نتواند به تعهدات مالی خود در زمان مقرر عمل کند، ممکن است مشکلاتی برای سازمان پیش بیاید. به‌ویژه زمانی که رقم آن قابل توجه باشد. شرکت‌های بیمه به منظور حفاظت از سازمان در مواجهه با عدم پرداخت‌های احتمالی، بسته به صنعت، نیازمندی‌های مشتری و شرایط قرارداد، بیمه اعتبار ارائه می‌دهند. شرکت‌های سرآمد در این زمینه گاهی می‌توانند اطلاعاتی در مورد مشتریان نیز ارائه کنند و یا راههای ارزان‌تری برای تأمین مالی معرفی کنند.
در این باره باید سؤالاتی داشته باشید و پاسخ شما به این سؤالات چیست؟
- آیا از اینکه احتمال ورشکستگی مشتریان کلیدی وجود ندارد اطمینان دارید؟ در صورتی که ریسک مشتریان بیشتر شود، آیا سازوکاری برای رصد و کنترل شرایط برای اطلاع از این افزایش ریسک دارید؟
- آیا سازمان شما می‌تواند خود به‌تنهایی تمام ریسک را متحمل شود و همچنان میزان درآمدی‌ای که از هر مشتری انتظار دارد محقق میشود؟
- آیا میزان اطلاعات جمع‌آوری‌شده از مشتریان فعلی و مشتریان بالقوه رضایت‌بخش است؟
- آیا سازمان شما می‌تواند ریسک ورود به بازارهای ناشناخته را بپذیرد؟
- آیا بررسی‌هایی در زمینه دیرکرد و یا عدم پرداخت انجام دادهاید و برنامه‌‌ای برای مدیریت این شرایط دارید؟
علاوه بر این سؤالات بد نیست با چند راهکار بهره‌مندی از بیمه‌ی اعتبار نیز آشنا شوید:
یک: در صورتی که دیرکرد یا عدم پرداخت برای سازمان مشکل‌آفرین است، بیمه‌ی اعتبار یک راهکار مطمئن است.
دو: استفاده از بیمه‌ی اعتبار به بهبود امور مالی سازمان کمک می‌کند.
سه: شرکت‌های ارائه‌دهنده بیمه‌ی اعتبار، به اطلاعات به‌روزی که اغلب در دسترس عموم نیست، دسترسی دارند که شرایط پرداخت منعطفی برای سازمان ایجاد می‌کند که می‌تواند به رشد سودآوری سازمان منجر شود.
چهار: شرکت‌های بیمه زیادی در این زمینه فعالند و شما می‌توانید از بین گزینه‌های ممکن انتخاب کنید.
پنج: ارائه‌دهندگان بیمه‌ی اعتبار، می‌توانند در امر مدیریت اعتبار سازمان کمک‌کننده باشند.
برای مرور مراحل بعدی با ما همراه باشید…
استراتژی‌هایی برای کسب‌و‌کارهای کوچک و متوسط (SME) در شیوع کووید-۱۹
نظرات کاربران