۱۰ دستورالعمل ضروری برای تدوین یک آیین نامه مناسب در مورد دورکاری
همه‌ی شرکت‌ها استانداردهایی برای امور اداری دارند، اما دورکاری می‌تواند این دستورالعمل‌ها را پیچیده‌تر کند. در ادامه ده دستورالعمل را آورده‌ایم که به شما کمک می‌کند یک آیین‌نامه و سیاست‌گذاری حرفه‌ای در حوزه‌ی امور دورکاری تدوین کنید.
انجام کار به صورت دورکاری، به‌خصوص در حوزه‌ی صنایع تکنولوژیک، پدیده‌ای نوظهور است. رائول کاستانن مارتینز، تحلیلگر ارشد موسسه‌ی «۴۵۱ ریسرچ» می‌گوید که امروزه به‌کارگیری شیوه‌ی انجام کار از راه دور عموماً به دلیل مزیت انعطاف‌پذیری‌اش و به لطف ابزارهای تکنولوژیک و اپلیکیشن‌های متکی بر فناوری «ابری» (کلاود) میسر شده است. در حال حاضر، افراد قادرند امور کاری‌شان را در خانه انجام دهند و این موضوع سبب افت انگیزه‌ی کارکنان برای حضور در دفتر کار شده است.
او در این باره می‌گوید: «بیشتر سازمان‌هایی که امورشان را به صورت سنتی انجام می‌دهند، به‌تازگی و طی یک مرحله‌‌ی آزمایشی به کارکنان خود اجازه می‌دهند تا به صورت پاره‌وقت دورکاری را بیازمایند.» با این حال، وی معتقد است که این روند سرانجام به «اُوبریزاسیونِ نیروی کار» منجر خواهد شد که طی آن افراد بیشتری به سمت فرصت‌های کاری تمام‌وقت که به صورت دورکاری انجام می‌گیرد حرکت خواهند کرد.
براساس گزارش جدیدِ موسسه‌ی تحقیقاتی آپ‌ورد، پیش بینی می‌شود طی ده سال آینده بیش از یک‌سوم کارمندان تمام‌وقت رو به دورکاری بیاورند. براساس این گزارش، در حال حاضر، ۶۳ درصد از شرکت‌ها حداقل تعدادی کارمند دورکار دارند. با این حال، مهم‌ترین مشکل این است که بیشتر این شرکت‌ها هیچ سیاستِ مشخص و آیین‌نامه‌ی منسجمی در مورد دورکاری ندارند.
البته فقدان سیاست و آیین‌نامه در این حوزه چندان تعجب‌برانگیز نیست. مارتینز در این باره می‌گوید: «سیاست‌های غیررسمی و اعلام‌نشده رایج‌تر و متداول‌تر هستند.» وی می‌ا‌فزاید: «دلیل این امر احتمالاً این است که این سازمان‌ها در مراحل اولیه‌ی منحنیِ آموزش قرار دارند.» دورکاری هنوز مفهوم جدیدی به حساب می‌آید و شرکت‌ها باید خود را با آن انطباق دهند.
با این حال، مقررات و قوانین اعلام‌نشده می‌تواند باعث سردرگمی شود. به منظور دستیابی به موفقیت، کارمندان باید بدانند شمای کارفرما چه انتظاراتی از آن‌ها دارید؛ باید در فضای اداره حضور یابند یا باید کارشان را بیرون از اداره انجام دهند. فقدان یک سیاست منسجم و مناسب در حوزه‌ی دورکاری، می‌تواند سبب انقطاع و قطع ارتباط میان کارکنان و مدیران بالادستی‌شان شود و عملاً این شیوه را به فرایندی بی‌حاصل و دردسرساز تبدیل نماید.
در ادامه ۱۰ راهکار و خط‌مشی را آورده‌ایم که به مددشان می‌توانید سیاست یا آیین‌نامه‌ی دورکاری سازمان‌تان را تدوین کنید.
۱- شایستگی
اول، شرکت‌ها باید مشخص کنند چه پُست‌هایی صلاحیت یا شایستگی آن را دارند که امورشان به صورت دورکاری انجام شود. مدیران باید این پُست‌ها را به‌صراحت در آیین‌نامه یا دفترچه‌ی سیاستگذاریشان قید کنند. خانم کارول رازوِل، تحلیلگر موسسه‌ی گارتنر، در این باره می‌گوید: «شرکت‌ها با تجزیه و تحلیل الگوی فعالیت‌ها و عملیات‌هایشان می‌توانند تصمیم بگیرند کدام پست‌ها می‌توانند (و باید) بیرون از محیط و فضای اداره انجام شوند.» کارول مثالی در این زمینه می‌زند: «اگر در حال حاضر من پای تلفن باشم و با شما صحبت می‌کنم، چه اهمیتی دارد که از چه مکانی دارم با شما صحبت می‌کنم. اینکه شما از چه مکانی دارید به من تلفن می‌زنید هم اهمیتی ندارد. این طور نیست؟»
با این حال، چه‌بسا برخی شرکت‌ها هیچ پُست و شغلی نداشته باشند که بتوان آن را از راه دور انجام داد. این شرکت‌ها باید از ابتدا این موضوع را در آیین‌نامه یا دفترچه‌ی سیاستگذاریشان به‌صراحت قید کنند و به این ترتیب هرگونه تقاضاهای آتی یا تصمیم به دورکاری را حذف نمایند.
۲- در دسترس بودن
کاستانن مارتینز می‌گوید: «اگر شرکتی اجازه دهد برخی فعالیت‌هایش به صورت دورکاری انجام شود، باید توقعاتش در مورد دسترس‌پذیری را در آیین‌نامه یا دفترچه‌ی سیاست‌گذاری‌اش با جزییات کامل قید کند. آیا الزامات دورکاری شامل انجام امور کاری از ۹ صبح تا ۵ بعدازظهر است یا کارکنان اجازه دارند خودشان جدول زمانی کاری‌شان را مشخص کنند. فرقی نمی‌کند، هر کدام که باشد، باید در آیین‌نامه قید شود. مشخص کردن الزامات اوقات کاری از همان ابتدا، باعث زودن هر گونه سرخوردگی میان کارکنان می‌شود. اگر به کارمندی اجازه دهید که خودش زمان کاری‌اش را معلوم کند، اما برای دیگری ساعات کار مشخصی در نظر بگیرید، این کار باعث ایجاد جوی ناعادلانه خواهد شد.
۳- پاسخگویی
مارتینز همچنین توصیه می‌کند که شرکت‌ها قانون مشخص و روشنی در مورد زمان پاسخگویی تدوین کنند. دقیقاً مشخص کنید که از کارمند دورکارتان انتظار دارید بلافاصله و فوراً به درخواست یا تماس همکارش پاسخ دهد یا نه. همچنین باید نوع ابزار ارتباطی را مشخص کنید.
۴- سنجش بهره‌وری
وقتی صحبت از بهره‌وری به میان می‌آید، سیاست‌های دورکاری باید دقیقاً روشن باشند. روشن و مشخص قید کنید بهره‌وری کارمندان دورکار چگونه اندازه‌گیری و سنجیده خواهند شد. بهره‌وری را می‌توان به شیوه‌های مختلفی اندازه‌گیری کرد، بر اساس وقت صرف‌شده روی پروژه، موارد پایان‌یافته، تعداد تعاملات با مشتریان یا موارد دیگر. شرکت‌ها باید مشخص کنند چگونه و بر حسب چه معیاری می‌خواهند بهره‌وری کارکنان دورکارشان را بسنجند.
رازول می‌گوید: «مهم‌ترین موضوع حصول اطمینان از این موضوع است که شما قادرید بازدهی کار انجامشده را، نه براساس زمان صرف‌شده، بسنجید. بنابراین، اگر می‌توانید پس از آن‌که کارمند کارش را از راه دور انجام داد، بازدهی‌اش را بسنجید و نتایج مورد نظرتان را به دست آورید، این شیوه بی‌شک بهتر از آن است که بکوشید بازدهی کارمندان را براساس تعداد ساعات صرف‌شده‌‌شان محاسبه کنید.
۵- تجهیزات
کارمندان دورکار نیاز به ابزارهای مناسب برای انجام کار دارند. بنابراین، شرکت‌ها باید در آیین‌نامه یا کتابچه‌ی سیاستگذاریشان به‌صراحت قید کنند که به عنوان کارفرما چه تجهیزاتی را در اختیار کارمندان‌شان قرار می‌دهند. اگر انتظار دارند کارمندانْ خودشان این تجهیزات (مثلاً کامپیوتر یا لپ‌تاپ مورد نیاز) را فراهم کنند، باید این را صراحتاً قید کنند. رازول می‌گوید: «برخی سازمان‌ها کارمندشان را ملزم می‌کنند که از سرویس‌های اینترنتی خاصی استفاده کنند تا با الزامات سرعت مد نظر آن‌ها منطبق باشد.» مهم است که کارمندانِ آتیِ دورکار از انتظارات تکنولوژیک مورد نیاز آگاه باشند و بتوانند این الزامات را تأمین کنند
۶- پشتیبانی تکنولوژیک
شرکت‌ها باید مشخص کنند علاوه بر تجهیزات چه پشتیبانی تکنولوژیکی به کارمندان دورکارشان ارائه می‌کنند. تقریباً همه‌ی شرکت‌های بزرگ یک بخش پشتیبانی کامپیوتری برای کارمندان حاضر در سازمان دارند، اما چنین امکانی معمولاً برای کارمندان دورکار فراهم نیست. در دفترچه‌ی سیاست‌ها با جزییات قید کنید که انتظار دارید کارمندان دورکار شما در مواقع روبه‌رو شدن با مشکلات تکنولوژیک چه کار باید کنند. به این شکل، یک «دستورالعمل اقدام» تدوین کرده‌اید.
۷- قطع همکاری عادلانه
قطع همکاری عادلانه، بندی است که معمولاً در بیشتر سیاست‌گذاری‌های شرکت‌ها وجود دارد. با این حال، رازوِل بر اهمیت آن در سیاست‌های دورکاری تأکید می‌کند. او در این باره می‌گوید: «شرکت‌ها باید ساده و روشن اعلام کنند که هیچ کارمندی که کار از راه دور انجام می‌دهد از خدمت منفصل نخواهد شد. دلیل اینکه این سیاست‌ها باید تصریح شوند این است که بسیاری از مدیران به دلیل اینکه نمی‌توانند کارمندان زیردست‌‌شان را از نزدیک ببینند، با دورکاری میانه‌ای خوبی ندارند. این‌جاست که نقش و اهمیت ارتباطات معلوم می‌شود. ارتباط مستمر و آزاد بین کارمندان دورکار و مدیران امری ضروری است، به گونه‌ای که هیچ کس نتواند کارهای انجامشده را زیر سوال ببرد.»
۸- فضای فیزیکی
اگر شرکتی هستید که ترجیح می‌دهید کارمندان‌تان در فضای کاری فیزیکی کار کنند، باید این را در کتابچه‌ی سیاست‌هایتان قید کند. برخی شرکت‌ها ترجیح می‌دهند (یا الزام می‌کنند) کارمندشان در فضای فیزیکی مورد تأیید آن‌ها کار کنند. در این جا، مساله، ایمنی و سلامت است. اگر شمای کارفرما به یک فضای اداری فیزیکی فکر می‌کنید، عموماً فرض می‌کنید که شرکت یک ساختمان ایمن دارد، سیستم اعلام حریق یا سیستم اعلام سرقت دارد و مسائلی نظیر میزان اکسیژن و دی‌اکسید کربن رصد می‌شود. مهم‌ترین مساله این است که محیط کار سلامت و ایمن باشد.
۹- امنیت
رازوِل می‌گوید: «یکی از مشکلات بزرگ کارِ از راه دور امنیت است. شرکت‌های بزرگ بر روی شبکه‌های امن کار می‌کنند، اما وقتی اطلاعات از سازمان بیرون برده می‌شود، امنیت آن تضمین نمی‌شود. در این مواقع، کارمندانی که در اماکن عمومی کار می‌کنند، باید به‌شدت محتاط و هوشیار باشند. اگر شرکت‌ها درخواست‌‌های مشخصی دارند ــ مثلاً نمی‌خواهند کارمندان‌شان در فضاهایی که وای‌فای عمومی دارد کار کنند ــ باید این موارد را در آیین‌نامه‌ی دورکاری‌شان قید کنند.
۱۰- رازداری مشتریان
همپای مساله‌ی امنیت، موضوعِ بسیار مهم رازداری باید در آیین‌نامه مورد توجه قرار گیرد. در این‌جا هم لازم است تأکید کنیم که در یک محیط کاری حفاظت‌شده حفظ اطلاعات محرمانه بسیار آسان‌تر است. رازول می‌گوید: «برای مثال، اگر در کافه باشید و به تلفنِ مشتری‌ای پاسخ می‌دهید، باید اطیمنان حاصل کنید که در مورد اطلاعات حساس صحبت نمی‌کنید یا هیچ اطلاعات محرمانه‌ای را رد و بدل نمی‌کنید. اگر چنین مواردی را در آیین‌نامه‌تان ذکر نکرده باشید، از یک کارمند دورکار نمی‌توانید توقع داشته باشید چنین کاری نکند.»
نظرات کاربران